I Vegårshei kommune er systemansvar for ePhorte samlokalisert med arkivansvar. Faglig leder for det enkelte tjenesteområdet har systemansvar for fagsystemene som anvendes, mens arkivlederen delegerer det daglige arkivansvaret.

Systemansvarlig sine kjerneoppgaver er:

• Styre arkivstruktur og brukaradministrasjon i sak-/arkivsystemet ePhorte
• Opprette brukere og angi autorisasjon (tilgangsstyring)
• Tilrettelegge/tilpasse systemet til beste for daglig bruk for leder/saksbehandler og i forhold til arkivansvaret
• Feilmelde til systemleverandør når feil oppstår
• Holde seg oppdatert om endringer i IKT-struktur lokalt
• Ha ansvar for at det blir tatt uttrekk av elektronisk arkiv i samarbeid med IKT.

Systemansvar for de ulike fagsystemene ligger hos de ytre enhtetene.

Mer om tilgangsstyring:

• Arkivtjenesten ved arkivleder oppretter brukertilgang.
• Både avdelingsledere og saksbehandlere har i utgangspunktet tilgang til alle saker og ferdigstillte jorunalposter i systemet.
• Ved unntak fra offentlighet på journalposter får kun saksbehandlere lese- og skrivetilgang til "egne" dokumenter og ev. dokumenter av samme art som andre har gitt de tilgang til, og der de er autorisert for tilgangskoden.
• Avdelingsleder har tilgang til alle journalpostar som har status Reservert i egen avdeling. Saksbehandler har bare tilgang til egne journalposter med status Reservert, og ev. journalposter av samme art som andre har gitt de tilgang til, og der de er autorisert for tilgangskoden. Lærere har tilgang til alle elevmapper.
• Arkivtjenesten har full tilgang til alle saker og journalpostar.