Ved overgang til elektronisk arkiv har saksbehandler fått et større ansvar i den daglige arkivdanningen.

Saksbehandler har ansvar for og skal:

• sørge for at dokument som mottas direkte, på papir eller e-post, og som må betraktes som et saksdokument for Vegårshei kommune, blir registrert i sak/arkivsystemet uten unødig forsinkelser, Offentlighetslovens §4.
• sørge for at saksbehandlingen følger forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandlingstid og at taushetsplikten ivaretas.
• sørge for at dokumenter som inneholder informasjon som er/kan unntas fra offentlighet blir behandlet i tråd med lovverket.
• gi beskjed til arkivtjenesten om dokumenter eller saker som skal overføres til andre.
• påse at overskrifter på brev er dekkende og at dokumentopplysningene på journalposten i sak/arkivsystemet er i samsvar med dette.
• sørge for at dokumenter som skal godkjennes av andre, godkjennes elektronisk i sak/arkivsystemet.
• sørge for en komplett dokumentering av saksbehandlingen som sikrer saksbehandlingens autentisitet og integritet.
• foreta løpende avskriving av restanser (Ubesvarte), ferdigstille dokumenter (Under arbeid) og ferdigstille saker som er ferdigbehandlet og kan avsluttes (Mine saker under arbeid).
• ha god dialog med arkivtjenesten og bidra til en god og hensiktsmessig dokumentbehandlingsprosesser.
• sørge for at det ved avslutning av arbeidsforholdet ikke gjenstår dokumenter under arbeid, at alle restanser er avskrevet eller blir overført til andre.
• holde seg informert om enhetens restanser i samarbeid med arkivtjenesten.
• informere arkivleder om planlagte organisatoriske endringer som kan få betydning for arkivtjenesten.
• informere arkivleder når det vurderes å utvikle, innføre eller endre bruken av administrative rutiner og systemer, slik at eventuelle arkivfaglige problemstillinger kan avklares på et tidlig tidspunkt.
• sørge for at arkivtjenesten får informasjon når saksbehandlere slutter.