?> Arkivorganisering / 1 Organisering/Ansvar / Vegårshei kommune - Arkivplan 2020 - 2022 / Vegårshei Kommune / Aust-Agder museum og arkiv / Arkivplan - Arkivplan
Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Vegårshei kommune er å regne som ett organ etter arkivforskriften §1-1, første ledd, tredje punktum: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva
for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her."

Vegårshei kommune innførte fullelektronisk arkiv 01.04.2006 med sak/arkivsystemet ePhorte. Fra og med 27.05.2019 gikk vi over fra ePhorte til Public 360. Sentralarkivet fungerer som felles journalføringsenhet for hele kommunen,
som har innført felles postmottak på kommunehuset og sentral arkivtjeneste.

All journalføring og administrativ saksbehandling gjennomføres i sak og arkivsystemet med unntak av noen personsensitive saker som journalføres i kommunens fagsystemer i det lukkede nettet. Dette gjelder barnevernstjenesten (før 01.01.16), NAV kommune, helsestasjonen og sykehjem. Disse fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene, er likevel en del av organets felles arkiv.

Fra 01.01.2018 ble Vegårshei bo- og omsorgssenter og Åpen omsorg og Helse slått sammen til enhetene Helse og Omsorg. Fra samme dato ble
IKT - samarbeidet DDØ ble lagt ned. IKT tjenestene er fra 01.01.2018 organisert i det interkommunale selskapet IKT Agder IKS.

Arkivskaper: Type Arkiv: Merknad

Ordfører:

Sakarkiv - P360 - K-koder

Rådmannen:

Sakarkiv - P360 - k-koder

Rådmanns stab inkl. økonomi

Sakarkiv - P360 - K-koder

  • Fagsystem Agresso – lønn
  • Fagsystem Agresso – Økonomi
  • Fagsystem MinVakt – Turnus
  • Fagsystem Norkart
  • Gårds- og brukernummer arkiv sakarkiv og GBNarkiv - P360- k-koder og GBNummer
  • Personalarkiv ePhorte- fødselsdato fra 2012, tidligere pers.nr. Fra overgang til P360 27.05.19 innføres igjen hele personnummer
  • Fagsystem BraArkiv
  • Fagsystem Gisline
  • Fagsystem Matrikkel
  • Fagsystem Bibliofil
  • Fagsystem Micromarc 3
  • Fagsystem QM+

Teknisk Drift:

Sakarkiv P360

Helse og Omsorg

Sakarkiv P360

  • Personalarkiv P360
  • Fagsystem Gerica
  • Fagsystem Agresso
  • Fagsystem System X
  • Fagsystem QM
  • Fagsystem Winmed3 helsestasjon
  • Turnus og bemanningsprogram MinVakt

Nav og oppfølging

(inkludert barnevern fram til 01.01.16 og flyktningtjenesten fra og med 01.01.14)

Sakarkiv P360

  • Personalarkiv P360
  • Fagsystem Visma Flyktning
  • Fagsystem Visma Velferd
  • Fagsystem Gerica
  • Klientarkiv - Sosiale ytelser papir
  • NAV –statlig har felles e-arkiv i Arendal
  • Fagsystem QM+

Vegårshei skole og SFO

Sakarkiv - P360 - k-koder og personnummer

  • Elevarkiv P360
  • Fagsystem Visma Unik
  • Fagsystem Visma Oppvekst
  • Fagsystem Visma Flyt
  • Fagsystem Agresso WEB
  • Fagsystem ITs Learning
  • Fagsystem QM+

Vegårshei barnehage

Sakarkiv P360 - k-koder og Personnummer

  • Barnehagebarn arkiv P360
  • Fagsystem PPT HK
  • Fagsystem Visma oppvekst
  • Fagsystem QM+

Ved siden av dette er en rekke offentlige tjenester i Østregionen/Østre Agder skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet bør arkivplanen til en hver tid romme en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder. I Østregionen/Østre Agder gjelder dette følgende tjenester:

Kommunens eierinteresser

Samarbeid organisert som aksjeselskap

Kommunale aksjeselskap som ikke er omfattet av offentlighetsloven og er heller ikke omfattet av arkivlovens bestemmelser om offentlige arkiv, kommunen bevarer alle innkallinger og referater, årsmeldinger og regnskaper fra alle aksjeselaskapene som vi har eierandel i.

Selskap

Eiernadel

Etablert

Avsluttet

Durapart AS

0,49%

12.01.1971

 

Lisand AS

25%

17.11.1989

 

Aust-Agder Næringsselskap AS

0,49%

18.04.1980

 

Vegårshei ski og aktivitetssenter AS

35,55%

25.04.1990

 

Risør- og Tvedestrandsregionens avfallsselskap AS (RTA)

10,80%

13.03.1997

 

Agder Energi AS

0,81%

14.04.2000

 

Visit Sørlandet AS - offentlige instanser har en finansieringsandel 80% og Vegårshei kommune er med en aksjekapital på 10.000kr. årlig.

0,14%

17.12.2010

 

Jordøya tomteutvikling AS

3,80 %

30.05.2017

 

Ubergsmoen Industribygg AS

27/78%

10.04.1995

17.06.2017 (Vegårshei kommune solgte sine aksjer i selskapet)

Våje Industribygg AS

31,12%

09.06.2000

29.05.2017 (Vegårshei kommune solgte sine aksjer i selskapet)

Masis eiendom AS

33,33%

02.01.2007

24.04.2017 (Vegårshei kommune solgte sine aksjer i selskapet)

       
       
       
       
       

Deltakelse i interkommunale selskaper (IKS)

Samarbeid

Ansvar

Samarbeidskommuner

Eierandel

Inngikk samarbeid

Avsluttet samarbeid

VETAKS (Vestfold, Telemark og Agder kontrollutvalgssekretariat )fra 2020

Tidligere Temark IKS  - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat

Hovedkontor i Bø i Telemark

Vestfold og Telemark og Agder Fylkeskommuner, Bamble, Bø, Drangedal, Fyresdal,
Hjartdal, Kragerø, Kviteseid, Nissedal, Nome, Notodden, Porsgrunn, Sauherad,
Seljord, Siljan, Tinn, Tokke, Vinje, Larvik, Horten, Holmestrand, Færder, Tønsberg,
Risør, Grimstad, Arendal, Gjerstad, Vegårshei, Tvedestrand, Froland, Lillesand,
 Birkenes, Åmli, Kristiansand og Vennesla kommuner

 

01.07.2014

 

IKT Agder IKS

Hovedkontor i Arendal

Agder fylkeskommune, Arendal, Grimstad, Froland, Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Vennesla og Åmli kommuner

 

01.01.2018

 

Aust - Agder Revisjon IKS fra 01.01.2016

tidligere Arendal revisjonsdistrikt IKS

Hovedkontor i Arendal

Aust - Agder fylkeskommune, Arendal, Grimstad, Risør, Lillesand, Tvedestrand, Birkenes, Froland, Gjerstad, Åmli og Vegårshei kommuner

2 %

01.01.00

 

Aust-Agder museum og arkiv (AAMA) fra 01.10.2014

tidligere Aust Agder kulturhistoriske senter

Kontor i Arendal

Aust - Agder fylkeskommune, Arendal, Grimstad, Valle, Evje og Hornnes, Byland, Tvedestrand, Lillesand, Risør, Bykle, Iveland, Gjerstad, Birkenes, Froland, Åmli og Vegårshei

1 %

14.05.2003 (?)

 
           
           
           
           
           

Vertskommunesamarbeid (kommunelovens § 28)

Arkivansvaret følger vertskommunen.

Samarbeid

Vertskommune

Samarbeidskommune

Inngikk samarbeid

Avsluttet

Skogbruksansvarlig for Vegårshei og Tvedestrand

Vegårshei

 Tvedestrand

01.01.1994

 

Jordbruksansvarlig for Vegårshei og Tvedestrand

Tvedestrand

 

1993

 

Barnevernssamarbeid i Østregionen

Tvedestrand

Vegårshei, Åmli, Tvedestrand,   Gjerstad og Risør

 

31.12.2016

Felles skatteoppkrever i østregionen

Tvedestrand

Vegårshei, Åmli, Tvedestrand,   Gjerstad og Risør

01.01.2011

01.11.2020(skatteoppkreveroppgavene overført til Skatteetaten)

Østre Agder Brannvesen

Arendal

Arendal,   Froland, Tvedestrand, Risør, Gjerstad, Vegårshei og Åmli

01.01.2008

 

Arendal legevakt

Arendal

Arendal, Froland, Fyresdal, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør,   Tvedestrand, Vegårshei og Åmli.

2000

 

Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT)

Risør

Risør, Tvedestrand, Gjerstad og Vegårshei

01.01.2008

 

Kulturskolen Øst i   Agder

Tvedestrand

Risør,   Tvedestrand, Gjerstad og Vegårshei

   

110 Sentralen

Arendal

 Risør, Gjerstad, Vegårshei, Froland, Arendal, Åmli og Tvedestrand kommuner

   

Interkommunal arbeidsgiverkontroll   (IAA)

Arendal

 Alle kommunene i Aust - Agder og fire i Vest - Agder

August 2000

 

Felles veterinærvakt

Åmli

Lillesand, Birkenes, Grimstad,   Arendal, Froland, Tvedestrand, Vegårshei, Risør,

Gjerstad og Åmli

01.01.2008

 

Østre Agder Overformynderi

Arendal

 Arendal, Tvedestrand, Åmli og Vegårshei

02.03.2009

01.07.2013

Vergemålsmyndighet

Fylkesmannen i Agder

 

01.07.2013

 

Felles drift av veilys i Østre Agder

Arendal

 

01.01.2013

01.01.2017

Kompetansesenter for Østregionen - grunnskole-, barnehage og voksenopplæring:

Risør

Vegårshei, Risør, Gjerstad, Åmli og Tvedestrand.

01.10.2010

 

Østre Agder krisesenter

Arendal

Risør, Tvedestrand, Åmli, Gjerstad, Vegårshei, Grimstad, Froland og Arendal

Opprettet som stiftelse i 1996
Nåværende modell fra 01.01.2011

 

Barneverntjenesten øst i Agder

Gjerstad

Vegårshei, Risør, Gjerstad, Åmli og Tvedestrand.

01.01.2016

 

Kontrollutvalgets sekretariat

Aust Agder   fylkeskommune

 

01.01.2007

30.06.2014

DDØ - Den digitale østregionen

Vegårshei

Vegårshei, Risør, Gjerstad, Åmli og Tvedestrand.

01.09.2009

31.12.2017

Kommunal øyeblikkelig hjelp (KØH)

Arendal

Arendal, Grimstad, Froland, Tvedestrand, Gjerstad, Risør, Åmli, Vegårshei, Nissedal og Fyresdal

01.01.2012

 

Jordmortjeneste

Vegårshei

Gjerstad og Vegårshei

Utvidet til også å gjelde Åmli fra 01.04.2015

01.01.1996

 

Samhandlingskoordinator og felles e-helsekoordinator

Arendal (samhandling) Risør E - helse

Arendal, Grimstad, Froland, Tvedestrand, Gjerstad, Risør, Åmli, Vegårshei

01.01.2014 (E- helsekoordinator)

 

Alternativ til vold (ATV)

Arendal

Arendal, Grimstad, Froland, Tvedestrand, Gjerstad, Risør, Åmli, Vegårshei og Stiftelsen Alternativ til vold

01.0114 (?)

 
         
         
         
         
         

Samarbeidsavtaler etter kommunelovens § 27:

Samarbeid

Ansvarlig

Samarbeidskommuner

Inngikk samarbeid

Avsluttet samarbeid

Oppreisningsordning for barnevernsbarn

Kristiansand

 

26.11.2007

20.12.2010

Opplæringskontoret for Midt- og Østregionen

Organiserte som lag/forening

Medlemsbedrifter: Arendal, Froland, Grimstad, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli, Risør, Lillesand, Birkenes kommuner, Aust - Agder fylkeskommune, Fylkesmannen i Agder, IKT Agder IKS, Nkom, Sørlandet sykehus HF, Statens vegvesen, Fagopplæring Aust - Agder, Amadeus barnehage, Grandehagen barnehage, Villa Matilda teaterbarnehage, Hokus Pokus Barnehage, Sjiraffen barnehage, Asdal barnehage, Avigo, Bergstø Barnehage

   

Offentlige innkjøp på Agder (OFA)

Aust - Agder fylkeskommune fram til 31.12.2019 - Agder fylkeskommune etter 01.01.2020

 

16.06.2005

 

Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (UIA)

Arendal kommune

     

Driftsassistanse i Aust Agder

Sweco Seljord

 

01.01.2001

 

Interkommunal forsikringsordning

Aust Agder fylkeskommune

Aust-Agder fylkeskommune, Gjerstad, Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommuner

   

Østre Agder Regionråd fra august 2018

med fagrådgivende samarbeidsforum:
- Næringsnforum
- Helse og omsorgslederforum
- Oppvekstforum
- Teknisk forum

tidligere kommunesamarbeidet Østre Agder

Arendal Kommune har sekretariatsfunksjonen

Arendal, Grimstad, Froland, Vegårshei, Gjerstad, Tvedestrand, Risør og Gjerstad kommuner

200?

 

Friluftsrådet Sør

Administrasjon og daglig leder har kontor i Arendal

Arendal, Froland, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommuner

200?

 

Samarbeid - landbruk, areal og naturforvaltning, turist samarbeid

Kontor på Sam Eyde VGS

     

Regionalt næringsfond for østregionen

Vegårshei

Risør, Tvedestrand, Åmli, Risør og Vegårshei

   
         
         
         
         
         

Andre samarbeidsløsninger

Samarbeid

Ansvarlig

Type samarbeid

Samarbeidskommuner

Inngikk samarbeid

Avsluttet samarbeid

Regionalt næringsfond i østregionen

   

Vegårshei, Gjerstad, Åmli, Risør og Tvedestrand

   

Samfunnsmedisin

         

Overordnet strategisk samarbeidsutvalg

         

VÅG samarbeidet

   

Vegårshei og Risør

   

Reiselivssamarbeid (Web basert)

         

Sørlandsrådet

         

VI Samarbeidet (Kompensasjonsordning for kommuner med forhøyet arb.avgift

     

2004 (?)

 
           
           
           
           

Stiftelser

Stiftelse

Ansvarlig

Samarbeidskommuner

Inngikk samarbeid

Avsluttet samarbeid

Aust-Agder Utviklings- og kompetansefond

   

2007

 

Vegårshei bygdetun

       
         
         
         
         

Selskap med begrenset ansvar

  •  AT SKOG BA - eierandel 36 andeler a kr 1900
  •  A/L Biblioteksentralen - Vegårshei kommune har 1 andel a kr 300, for øvrig er det i tillegg 421 kommunale og fylkeskommunale andelseiere.

 

Deltakelse  i organisasjoner/Foreninger

  • KLP – Kommunal landspensjonskasse
  • Vegårshei skogeierlag
  • Vegårshei grunneierlag
  • Vegårshei frivilligsentral

Eget forvaltningsorgan i kommunen

Vegårshei kirkelige fellesråd, siden 1997

Laster...