Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både papirbaserte og elektroniske arkiver.
Kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot.
Vegårshei kommune har slutta seg til avtalen om interkommunal depotordning for papirbaserte arkiver i regi av Aust-Agder Museum og Arkiv(AAmA - KUBEN). Depotordningen gjelder for arkivmateriale eldre enn 20 år. Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. AAmA er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene.
AAmA - KUBEN har følgende oppgaver for Vegårshei kommune:
- Ta imot avleveringer i henhold til instruks
- Vedlikeholde arkivkatalog i henhold til avleveringslistene
- Ordne arkiver elder enn 1950
- Gi brukere tilgang til kommunens historiske arkiv i samsvar med de regler som er fastsatt i denne planen, og gi rettledning i forhold til dette
Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres 12 år etter overføring til bortsettingarkiv. Det vil si 1 aktivperiode og 2 perioder i historisk base/bortsettingsarkiv.
Se mer informasjon om avlevering til depot.
Depotordning personregistre
Personregister skal normalt avleveres til depot 10 år etter at det har gått ut av aktiv bruk. Materiale som overføres til depot skal være periodisert og kassasjon være utført. Kassasjonslister og avleveringslister skal følge med arkivet.
Etter avlevering til depotet overføres ansvaret for arkivene til AAmA.
Det påhviler de enkelte virksomhetene å avlevere arkiv til AAmA etter gjeldende retningslinjer.
