Tilbud - og anbudsdokumenter- Registrering i journal og arkivering i saksarkiv.Innkjøpssaker/anbud - Riks og statsarkivenes veiledning
Formål
Sikre korrekt dokumentasjon, journalføring og arkivering av anbud/tilbud saker
Sammendrag
Hele innkjøpssaken skal dokumenteres skriftlig, inkludert møter og annen kommunikasjon med tilbydere. Det skal føres fortløpende protokoll over alle innkjøp. Både innkjøpsprotokoll, konkurransegrunnlag, innkomne tilbud og anbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon mellom de som gjennomfører innkjøpet og tilbydere er saksdokumenter for organet. Dokumentene er underlagt innsynsretten og skal dermed føres i journal. Offentlige anbud I Offentlighetslovens paragraf 23 (fom 01.01.09) er det innført strengere krav for å gjøre unntak for innsyn i forbindelse med anbudskonkurranser og andre typer offentlige innkjøp. Tilbydere, mediene og publikum får en betydelig bedre mulighet for innsyn i tilbud og protokoller. En hovedhensikt med dette er å motvirke korrupsjon på ulike nivåer i forvaltningssystemet. Rutine:
- Den som starter prosessen med anbud/tilbud må gi beskjed til arkivtjenesten for å opprette sak i Saks- og arkivsystemet P360. Sakstittelen starter med "Anbud/tilbud - hva anbudet gjelder/ hvilke produkter/ tjenester "(det kan være praktisk om fristen er oppgitt i tittelfeltet).
- Saken starter med utlysning. Tilbud og anbud over 500 000 kr foretas via Doffin utlysningen legges inn i P360 som notat uten mottaker (x-notat).
- Grunnlagsdokumentene legges inn på samme vis som utlysningen
- Det er viktig å informere post- og arkivtjenesten om pågående anbud i forbindelse med poståpningen.
- Konvolutter merket med Anbud/tilbud åpnes ikke før anbudsfristen. Konvolutten stemples inn med dato og signeres av mottaker, før det leveres til saksbehandler. Anbud/tilbud sendt per epost videresendes saksbehandler. Anbud/tilbud sendt med Digital forsendelse (Altinn) skrives ut og leveres saksbehandler.
- Anbudsprotokoll føres i sak/arkivsystemet av saksbehandler.
- Etter anbudsåpningen registreres tilbudsbrevet som har kommet inn fra eksterne tilbydere i ePhorte av post- og arkivtjenesten. (Ikke alle tilbudsdokumentene). Anbudene skjermes med kode. Off.l.§ 23 Avsender skjermes.
- Det opplyses i merknadsfeltet i saken hvor dokumentene oppbevares, da det i de fleste tilfellene er hensiktmessig at det oppbevares ved administrasjonsenheten. Anbudene skjermes med kode. Off.l.§ 23 Avsender skjermes.
- Eventuelt forhandlingsdokumenter med fornyet tilbud mv legges også inn i ePhorte av saksansvarlig. Skjermes med kode off.l. § 23.
- Når protokollen er ferdig signert, sendes den i original til post- og arkivtjenesten for journalføring (skanning).
- Brev til tilbydere om at de ikke vant anbudsrunden, skjermes ikke etter som forretningshemmeligheter ikke røpes i disse brevene.
- Når leverandør er valgt, det vil si når beslutningen er tatt, ikke når kontrakten er underskrevet – skal alle tilbud og protokoller avgraderes, dvs. skjermingen etter §23 skal fjernes. Forutsatt at dokumentene ikke inneholder sensitiv informasjon. Konkurransegrunnlaget skal aldri offentliggjøres
- Avtaledokumentet på den som vinner anbudet sendes til post- og arkivtjenesten for journalføring.
- Administrasjonsenheten oppbevarer alle dokumenter i saken.
- Alle anbudsvedlegg kan makuleres ved klagefristens utløp dvs. 6 mnd etter at tilbudet er antatt
Henvisninger
|
