|
Personalsaker (PM) opprettes i det en person takker ja til en stilling i Vegårshei kommune. Personalsaker skal registres i P360 på følgende etter prinsippet sak for sak:
Når det gjelder tittelen på journalposten skal disse være meningsbærende i seg selv. Dokumentasjon som er arkivverdig:
- Aksept av tilbud på stilling
- Evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen (vandels-, legeattest)
- Arbeidsavtale
- Taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering
- Innmelding/korrespondanse med trygdekasse
- Pensjonsforhold
- Dokumenter vedrørende ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk
- Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap – søknad og vedtak
- Dokumenter vedrørende evt. særavtaler, godtgjørelser, stipend
- Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring
- Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
- Dokumenter vedrørende evt. tildelte hederstegn
- Div. korrespondanse til og fra den ansatt som berører arbeidsforholdet
- Kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse
- Kopi av sluttattest
- vt. AKAN-tiltak
- Evt. disiplinærtiltak
Dokumenter med tidsavgrenset interesse: Personalinformasjon om den enkelte med tidsavgrenset interesse som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal tas vare på utenfor personalmappa i P360 Slik informasjon skal settes i permer, eller i egne omslag på i enhetene.
- Permisjoner uten ansiennitetstrekk
- Ferier
- Tjenestereiser, reiseforskudd
- Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor
- Egenmeldinger og sykemeldinger
- Skattekort
- Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver
- Underbilag til lønn: timelister, overtidslister, fraværslister, flexilister
- Lønnstrekk til fagforening
- Bilgodtgjørelse, telefongodtgjørelse
- Medlemslister til pensjonskasse
Slik dokumentasjon skal ikke registreres i journalen. Materialet kan kasserest etter 5 – 10 år i følge regnskapsforeskriftene og kommunalforvaltningens egne kassasjonsregler. NB!
Perioden fra innføringen av ePhorte i mars 2006 - 31.12.2011 ble personalsaker klassert med personnummer.
01.01.2012 - 27.05.2019 - personalsaker klassert med fødselsdato. Personalsaker ble i perioden fra innføringen i 2006 fram til overgang til P360 organisert i en sak per ansatt. Fra 27.05.2019 organiseres det etter sak per sak og med personnummer som klassering. |
