Arkivverdig post må oppfylle følgende krav:

• må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven § 4.
• må være gjenstand for saksbehandling, og det ha verdi som dokumentasjon.

Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til journalføring og skanning.

Dokumenter som ikke tilfredsstiller kravene ovenfor skal ikke journalføres og kommunen har ikke plikt til å arkivere:

• Trykksaker (NB! Egenproduserte trykksaker skal derimot arkiveres)
• Rundskriv som ikke inngår som dokument i en sak
• Annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale
• Blanketter som ikke er utfylt. Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret.
• Personlig adressert post, hvis det ikke foreligger fullmakt til å åpne posten
• Faktura, skannes i eget system
• Post som er adressert til arbeidstakerorganisasjoner
• C-post/ massekorrespondanse
• Meldinger til lønningskontoret (egenmeldinger/sykemeldinger)
• Bilag som ikke er viktig bakgrunnsmateriale i en sak
• Forespørsler om informasjonsmateriale, hvis disse ikke krever offisielle svar
• Kopier av inngående brev når originalen er registrert fra før
• Melding om adresseendringer
• Reklame/produkt opplysninger
• Hotell- og reisebestillinger
• Invitasjoner, kursinnbydelser, påmeldinger, bekreftelser
• Offisielle invitasjoner til kommunen
• Skriv med generell informasjon av kortvarig verdi
• E-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon